Vous avez déjà participé à une réunion qui semblait interminable, où les sujets se mélangeaient et où les décisions importantes étaient reportées à plus tard ? Ne laissez plus vos réunions être une perte de temps.
Dans cet article, découvrez comment créer un ordre du jour de réunion efficace qui dynamisera vos rencontres professionnelles. Imaginez des réunions où chaque minute compte, où les discussions sont ciblées et les décisions sont prises rapidement. Avec notre guide, vous pouvez transformer vos réunions en des moments de collaboration et de progression pour votre équipe.
Plongez dès maintenant dans notre guide pour découvrir les étapes simples, mais puissantes pour créer un ordre du jour de réunion efficace.
Vous trouverez un bonus exclusif à la fin de l'article : 8 Commandements pour préparer votre réunion à la perfection !
Réussir votre ordre du jour de réunion facilement !
Quel est le rôle d'un ordre du jour ?
C’est un document rédigé avant votre réunion. Il est conçu pour indiquer les thématiques, les sujets à aborder et les décisions à prendre pendant votre réunion. Également, il permet à tous les participants de préparer au mieux cette réunion.
Il montre que vous êtes structuré(e) et que vous n’invitez pas n’importe qui durant cette réunion. Il permet donc de préparer l’intervention. Vous aurez alors une réunion structurée et cadrée dans le temps. C’est le fil rouge de votre réunion. Un ordre du jour vous permet de respecter les 8 commandements, donné en bonus de l'article, pour réussir votre réunion à la perfection.
Vos participants auront tendance à respecter l’ordre du jour. Il vous évite de dériver une demi-heure sur des sujets sans intérêt. Vous + de ne rien oublier, et éviterez aussi le hors-périmètre en réunion. Tout ce qui n’est pas au sujet de l’ordre du jour doit être abordé autrement :
Par mail,
Lors d’une nouvelle réunion,
En-dehors de cette réunion.
Enfin, il vous permet de prioriser les sujets les plus importants. Vous devez traiter des sujets importants en premier dans la réunion. Vous maximiserez la valeur de la réunion et vous éviterez d’aborder ces sujets lorsqu’il ne reste que quelques minutes.
Quand faire un ordre du jour ?
Votre ordre du jour doit être envoyé au moment de l’invitation à cette réunion. Idéalement, il doit être envoyé au plus tard une semaine avant le début de la réunion.
Vous fixerez donc une heure de début et une heure de fin, ce qui signifie que vous avez déjà une idée du contenu de cette réunion. Vous augmentez vos chances que les participants acceptent votre invitation à cette réunion.
Créer un ordre du jour vous fera prendre de l’avance sur votre réunion, vous fera gagner un temps crucial. Vos participants savent à quoi s’attendre et peuvent vous faire un retour des sujets à développer.
Comment rédiger l'ordre du jour d'une réunion ?
Exprimez les objectifs de votre réunion : pourquoi souhaitez-vous réaliser cette réunion ? Quel est le but de cette dernière ? Ils doivent être clairs et compréhensibles pour vos participants.
Demandez aux participants si l’ordre du jour de votre réunion leur paraît exhaustif. Et bien sûr, laissez-leur la possibilité de proposer d’ajouter un nouvel élément.
Cadrez une heure de début et de fin pour vos intervenants extérieurs. Si vous prévoyez de faire intervenir des invités spéciaux, vous devez cadrer leur participation à la réunion afin de ne pas leur prendre tout leur temps. Ils doivent être prévenus en amont de cette réunion également.
Priorisez des sujets qui impactent l’ensemble du groupe. En premier, vous devez penser collectif. Ciblez des sujets prioritaires et importants pour le groupe. Ne traitez pas les sujets de cas par cas. Ils n’ont pas leur place dans vos réunions.
Cadrez chaque sujet. Respectez le temps dédié pour chaque item. Pour réussir à bien mener votre réunion, évaluez chaque durée de chacun de vos thèmes.
Échangez avec vos participants est important. Vous devez prévoir un temps systématiquement réservé pour des sessions de questions/réponses ou sous forme de débats.
Cadrez une réunion à la perfection : suivez l’ordre du jour le jour J au pied de la lettre. Vous éviterez les réunions qui dérivent. Par ailleurs, une personne doit être désignée comme gardien du temps le jour de la réunion.
Servez-vous de votre ordre du jour pour rédiger votre compte-rendu de réunion. Au fur et à mesure du déroulé de la réunion, reprenez chaque point et complétez en fonction des décisions actées, des échanges durant cette réunion et les prochaines actions à mener. C’est un gain de temps pour tous !
EN BONUS : 8 Commandements pour préparer votre réunion à la perfection !
La réunion est-elle nécessaire ? Vous ne devez pas faire de réunion pour faire une réunion. Votre objectif doit être clair dès le début. Vous devez avoir une raison valable. Le sujet doit explicitement être donné à vos participants.
Soyez concis et précis. Vous devez impérativement aller à l’essentiel. Communiquez uniquement sur des informations nécessaires au sujet de la réunion. Vous ne devez pas monopoliser la parole. Évitez de vous répéter.
Convoquez seulement les personnes concernées au sujet de votre réunion. Oubliez le cas par cas individuel. Vous devez penser collectif pendant votre réunion.
Débutez et finissez à l’heure. Respectez les horaires de la réunion. Cette notion de contrat du respect de l’heure prouve que c’est important pour vous et que vous respectez l’agenda de vos collaborateurs. À chaque début de vos réunions, rappelez les étapes du minutage. Également, n’hésitez pas à mandater un de vos collaborateurs qui s’occupera de surveiller le timing. Sinon, programmez tout simplement une alarme via votre téléphone.
Rédigez un ordre du jour : à envoyer en amont de la réunion. On y retrouve les différents noms des participants, l’objectif, la date, les horaires de début et de fin, le lieu. C’est le bonus de l’article : les tips pour réussir votre ordre du jour de réunion à la perfection.
Faites respecter les différentes opinions de vos participants. Tout le monde a le droit de donner son avis et de s’exprimer. Vous devez faire en sorte que tout le monde puisse le donner et que chaque avis soit respecté. Il est important que vos participants se sentent en confiance et à l’aise au moment de votre réunion. Bien sûr, faites attention de ne pas vous faire voler la parole. Enfin, veillez à faire respecter le temps de parole de chacun.
Gardez la main : vous devez absolument être le maître de la réunion. C’est vous qui dirigez cette réunion. Vous ne devez pas vous laisser prendre la parole par quelqu’un qui la monopolise et qui prend les rênes de la réunion. Vous êtes l’animateur de la réunion, et donc le référent.
Posez un cadre dès le début. Les téléphones ne sont pas bienvenus durant votre réunion. Dites-le dès le début. Chaque collaborateur doit veiller à respecter cette règle importante : chacun doit jouer le jeu. Vos participants seront attentifs à ce qui se passe. Vous aussi, vous devez la respecter. Cette règle vous permet d’assurer l’efficacité de votre réunion.
Félicitations ! Vous avez maintenant les clés pour transformer vos réunions en des moments de collaboration dynamiques et productifs. En appliquant les principes d'un ordre du jour de réunion que vous avez appris dans ce guide, vous pouvez éviter les pièges des réunions interminables et peu productives.
Mais pourquoi s'arrêter là ? La préparation et l'animation de réunions sont des compétences essentielles pour tout professionnel.
